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6 cosas que debes saber antes de emprender el desarrollo de un CRM a medida

Si estás buscando un CRM a medida para tu empresa, probablemente primero hayas estudiado alguna de las propuestas que hay en el mercado. Completísimos softwares con decenas de opciones que no necesitas y con pago por usuario que excede totalmente de lo que estás dispuesto a invertir.

Probablemente has estado a punto de tirar la toalla, pensando en continuar organizándote con tus queridos Excel.

Pero, al final, has considerado encargar a una compañía de desarrollo web que realice un CRM a medida para tu empresa.

En The Online Marketing Studio somos expertos en desarrollo de software a medida para empresas. Hemos abordado estos complejos proyectos para diferentes clientes, pero en todos los casos el proceso de definición, diseño funcional y desarrollo ha sido una experiencia similar.

Os contamos las cosas a tener en cuenta antes de abordar un proyecto de CRM a medida, extrapolables muchos de ellos a la mayoría de proyectos de software a medida.

Procesos de trabajo bien definidos

Este es el punto más importante, con diferencia. Vamos a hacerte un montón de preguntas para hacer un producto que siente como un guante a tu organización. Pero para ello debemos conocer bien cómo trabajas. Sin embargo, es habitual que nos encontremos que hay que realizar cambios en el software porque hay procesos que no se ajustan al día a día del equipo.

Con la creación del CRM a medida, puede ser buen momento para establecer procesos en tu empresa. El CRM obligará a todo el equipo a ceñirse a los procedimientos establecidos si quieren usarlo. ¡Y seguro que van a querer!

En un CRM, automatizamos un montón de procesos. Para ello, necesitaremos que los pasos de éstos estén bien definidos.

Como profesionales, te ayudaremos a definirlo todo en el nuevo entorno digital. Pero nos ayudará mucho partir de un equivalente establecido en el entorno real.

Implica a tu equipo en el proyecto

Algunas de estas cuestiones puede que sean sencillas involucrando en la definición del proyecto a las personas que van a utilizar el CRM en su día a día.

Además, surgirán propuestas interesantes que, de otro modo, probablemente no lo harían.

La fase de testeo es primordial antes de su puesta en marcha:

  1. Nosotros somos buenos en lo que hacemos;
  2. tú conoces muy bien los mecanismos de tu empresa;
  3. pero el usuario final nos sorprende en ocasiones dejando en entredicho estas dos afirmaciones…

No hay documento de definición funcional, mockup o wireframe que sepa prever con exactitud cómo un producto va a ser utilizado por el usuario final. Mejor detectar los matices en una fase previa a la publicación del producto.

Ten claro quién va a utilizar el CRM a medida

Estás definiendo un CRM a medida para tu empresa. Esto, lógicamente, cuesta dinero. ¿Estás seguro de que quieres desarrollar un apartado que permita a Recepción notificar que ha llegado un paquete, cuando esto lo hace actualmente con una llamada de teléfono? Probablemente no. Extrapola este (tonto) ejemplo a tu organización: ¿quieres que las nóminas se envíen desde el CRM? Involucramos a Recursos Humanos. ¿Gestionamos en él las hojas de gastos? A definir el proceso con el equipo de administración para añadir el módulo.

Reflexiona sobre quién va a hacer uso del CRM para mejorar los procesos de trabajo actuales. Puedes arrancar con un producto conservador, que luego ir ampliando con sucesivas mejoras.

Visualiza qué tareas realizas ahora manualmente susceptibles de automatizarse

Pongámonos en situación: estamos desarrollando un CRM a medida para tu empresa. Así que, ¿qué mejor momento que ahora para automatizar algunas tareas?

Imaginemos que actualmente tu equipo envía cada semana un mail a su gerente con todas las citas de esa semana. Ahora las tienen que copiar manualmente desde su agenda. Es una tarea tediosa que a nadie le gusta hacer y que probablemente se olvide en muchas ocasiones. ¿Por qué no añadir a tu flamante nuevo CRM un botón de “Enviar informe” que genere por arte de magia un mail con todas las citas de la semana?

Es en estas funcionalidades donde merece la pena invertir esfuerzos.

Vas a tener menos funcionalidades, pero justo las que necesitas

Es improbable que de partida tu nuevo CRM a medida tenga las decenas de funcionalidades que tiene un CRM comercial. Pero, piénsalo bien, no las necesitas.

Estás eligiendo un CRM a medida porque prefieres que las funcionalidades que hay se adapten perfectamente a tu forma de trabajo. El CRM será óptimo para tu compañía.

Ya habrá tiempo de añadir las nuevas funcionalidades que vayan surgiendo en el futuro.

Hay una cosa que no vas a tener que pensar

Hay algo que te va a evitar muchos quebraderos de cabeza. Los CRM generales del mercado cobran por cada usuario el precio de un apartamento en el centro de Madrid.

Sin embargo, en tu nuevo CRM podrás tener a todos los usuarios que quieras. Tú mismo podrás gestionar los usuarios, añadiendo cuentas como si no hubiera un mañana.

 

¿Tienes alguna duda? Contáctanos y te atenderemos encantados.

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Tu web desarrollada en PHP 5.6 será vulnerable a ataques en 2019

El 78.9% de los websites están desarrollados en lenguaje PHP, según los datos de W3Techs. Probablemente tu web sea una de ellas. De éstas, aproximadamente el 62% utilizan PHP 5.6 o inferior. El 31 de diciembre de 2018, con las campanadas, estas webs dejarán de recibir soporte técnico de PHP.net. Y por lo tanto, dejarán de recibir actualizaciones de seguridad en sus servidores.

Esto implica que millones de websites quedarán expuestos a ataques y otros problemas de seguridad, y la web de tu compañía podría estar entre ellas.

PHP 5.6: tecnología desfasada

Estamos hablando de una tecnología que data de 2014. Actualmente, estamos utilizando ya la versión 7.2 de PHP. Sin embargo, gran número de los websites creados en aquellos años la mantienen, al no haber sido actualizados. Es posible que tu website desarrollado en años posteriores pueda tener esta versión desfasada de PHP 5.6, por cuestiones del servidor utilizado para su alojamiento.

WordPress como uno de los responsables de esta situación

Parte de la responsabilidad de esta situación es de WordPress. Es uno de los sistemas de gestión de contenidos más utilizados, y sigue por su parte dando soporte a PHP 5.2. Esto causa que muchos plugins no se hayan actualizado a nuevas versiones de PHP. Estos plugins pueden ser populares y esta situación ha derivado en que websites recientes hayan sido desarrollados en PHP 5.6 o inferior.

La comunidad hacker es conocedora de esta futura falta de soporte. Es de esperar que estas webs en PHP 5.6 (o inferior) sin soporte, sean el foco de ataques una vez llegado 2019. Esto no tiene por qué suceder. PHP no ha tenido ninguna vulnerabilidad importante en los últimos tiempos. Pero esto puede cambiar en el futuro.

Por lo tanto, puede ser buena idea prevenir.

Si quieres actualizar la versión PHP de tu website, contacta con nosotros. Nos ocuparemos de reescribir el código PHP necesario para la nueva versión y ayudarte a alojarla en un nuevo servidor, si el actual aún no soporta PHP 7.2.

 

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«Tú hazme una web, y luego ya veremos qué ponemos». Errores del desarrollo web.

Cómo NO debes encarar tu proyecto de desarrollo web.

Muchas empresas ponen en marcha un proyecto de desarrollo web sin saber exactamente qué quieren contar en su nueva web.

Probablemente lo han puesto en marcha porque, fuera de toda duda, es algo que realmente necesitan, o alguien que sabe mucho de esto de internet se lo ha sugerido, o, bueno, han oído por ahí que una web viene bien.

“¿Qué contenidos tendría?”, será la pregunta de cualquier agencia o consultoría.

“No sé, las secciones típicas. Noticias, contacto…”, contestarán.

Desgraciadamente, aún hoy en día muchas empresas acometen sus proyectos de desarrollo web sin darles la importancia que tienen. Y esto en muchos casos hace que el resultado final no sea el óptimo.

Empezar la casa por el tejado

El peor error es empezar del revés. Una vez tienes la web como un esqueleto vacío con textos de relleno, enfrentarte a la horrible realidad de que quizá no sea eso lo que te hacía falta. Has comprado un libro con 100 páginas en blanco que tienes que rellenar después.  Y quizá hubiera valido con 10 páginas.

Si previamente hubieras hecho un esquema en unos folios, ahora no te verías abocado a rellenar páginas y páginas… o a arrancarlas (con lo bonito que era el libro, qué feo está ahora).

Tu escaparate en internet

Una web es el escaparate de tu empresa en el mundo intangible digital. En internet, todos somos iguales hasta que se demuestre lo contrario. Hasta que esto suceda, tu empresa, tu negocio, puede ser tan grande como tú quieras que sea, y la imagen que transmites a través de tu página web te representa ante aquellos que te conocen sólo por ella.

Una web con textos descuidados, secciones aleatorias, fotografías mal seleccionadas, noticias desactualizadas y mensaje inexistente, es el equivalente físico a una oficina con muebles anticuados, una fachada desconchada, un letrero con una letra caída, una recepcionista apoltronada en su asiento limpiándose los dientes con las uñas.

Lo digo de nuevo: en internet, eres tu web.

No importa lo grande e importante que seas si quien no te conoce tiene un primer impacto negativo por desgracia de tu web.

Y, por el contrario, si eres pequeño y estás empezando, tu web puede trasladar confianza y sentimiento de solidez si está bien construida, y ser una gran herramienta de captación de oportunidades de negocio.

Desde luego, es como para dedicarle un rato antes de lanzarla, ¿verdad?

Identifica el target de tu página web

Lo principal es identificar a quién va dirigida. Está claro que en tu web podrá entrar cualquiera, pero, de todos aquellos que entran, ¿quién te interesa realmente? ¿Cuál es tu público objetivo?

Una vez identificado ese público, ¿qué quieres contarle? Probablemente tu primer impulso sea subir fotos de tu perrito (¡por fin tienes un sitio donde hacerlo!), pero seguramente esto no interese a tu público (por bonito que sea), así que tendrás que pararte a pensar un poco más. ¿Quieres venderle tu producto? Seguro que sí. ¿Quieres hablarle de tu empresa, de su trayectoria y proyectos realizados? Probablemente. Ya vamos avanzando.

Sintoniza con tu público

Es importante definir el tono de la comunicación. Según a quién nos vayamos a dirigir, el copy de textos será más o menos informal, hablaremos de tú o hablaremos de usted, los textos serán cercanos, neutros, creativos, divertidos, serios… Aparcaremos por ahora el “tío” y el “colega”, a no ser que, bueno, hayas detectado que eso es justo lo que quiere leer tu target. Ya ves que ha merecido la pena darle una vuelta a esto también.

Y en último lugar, todo esto que queremos contar, ¿cómo lo estructuramos? En eso ya te podemos ayudar expertos como The Online Marketing Studio. Ya has hecho un trabajo precioso, que es, muy, muy importante. Nosotros te ayudaremos a definir qué estructura web necesitas, si hace falta un sistema de gestión de contenidos, …y si tus noticias necesitan un espacio pequeño o grande para las fotografías (si vendes tornillos, probablemente no necesitas esa imagen a todo lo ancho “tan de moda”).

Empezando desde el principio

Puede suceder que, en ocasiones, todo este trabajo previo no sepas cómo acometerlo. No importa, te has dado cuenta de ello y asumes que es importante. Nosotros te ayudaremos, desde el principio.

En The Online Marketing Studio somos especialistas en acompañarte en la creación de tu proyecto online. Trabajamos contigo desde el minuto uno para definir y después desarrollar el proyecto de desarrollo web que necesitas, justo ese y no otro. No uno porque esté de moda, con una funcionalidad porque se lleve, o un botón de redes sociales no-sé-dónde porque mucha gente lo pone ahí. Te entregamos el producto que (o tu empresa) necesitas.

Es un viaje apasionante que nos encantará recorrer contigo.