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6 cosas que debes saber antes de emprender el desarrollo de un CRM a medida

Si estás buscando un CRM a medida para tu empresa, probablemente primero hayas estudiado alguna de las propuestas que hay en el mercado. Completísimos softwares con decenas de opciones que no necesitas y con pago por usuario que excede totalmente de lo que estás dispuesto a invertir.

Probablemente has estado a punto de tirar la toalla, pensando en continuar organizándote con tus queridos Excel.

Pero, al final, has considerado encargar a una compañía de desarrollo web que realice un CRM a medida para tu empresa.

En The Online Marketing Studio somos expertos en desarrollo de software a medida para empresas. Hemos abordado estos complejos proyectos para diferentes clientes, pero en todos los casos el proceso de definición, diseño funcional y desarrollo ha sido una experiencia similar.

Os contamos las cosas a tener en cuenta antes de abordar un proyecto de CRM a medida, extrapolables muchos de ellos a la mayoría de proyectos de software a medida.

Procesos de trabajo bien definidos

Este es el punto más importante, con diferencia. Vamos a hacerte un montón de preguntas para hacer un producto que siente como un guante a tu organización. Pero para ello debemos conocer bien cómo trabajas. Sin embargo, es habitual que nos encontremos que hay que realizar cambios en el software porque hay procesos que no se ajustan al día a día del equipo.

Con la creación del CRM a medida, puede ser buen momento para establecer procesos en tu empresa. El CRM obligará a todo el equipo a ceñirse a los procedimientos establecidos si quieren usarlo. ¡Y seguro que van a querer!

En un CRM, automatizamos un montón de procesos. Para ello, necesitaremos que los pasos de éstos estén bien definidos.

Como profesionales, te ayudaremos a definirlo todo en el nuevo entorno digital. Pero nos ayudará mucho partir de un equivalente establecido en el entorno real.

Implica a tu equipo en el proyecto

Algunas de estas cuestiones puede que sean sencillas involucrando en la definición del proyecto a las personas que van a utilizar el CRM en su día a día.

Además, surgirán propuestas interesantes que, de otro modo, probablemente no lo harían.

La fase de testeo es primordial antes de su puesta en marcha:

  1. Nosotros somos buenos en lo que hacemos;
  2. tú conoces muy bien los mecanismos de tu empresa;
  3. pero el usuario final nos sorprende en ocasiones dejando en entredicho estas dos afirmaciones…

No hay documento de definición funcional, mockup o wireframe que sepa prever con exactitud cómo un producto va a ser utilizado por el usuario final. Mejor detectar los matices en una fase previa a la publicación del producto.

Ten claro quién va a utilizar el CRM a medida

Estás definiendo un CRM a medida para tu empresa. Esto, lógicamente, cuesta dinero. ¿Estás seguro de que quieres desarrollar un apartado que permita a Recepción notificar que ha llegado un paquete, cuando esto lo hace actualmente con una llamada de teléfono? Probablemente no. Extrapola este (tonto) ejemplo a tu organización: ¿quieres que las nóminas se envíen desde el CRM? Involucramos a Recursos Humanos. ¿Gestionamos en él las hojas de gastos? A definir el proceso con el equipo de administración para añadir el módulo.

Reflexiona sobre quién va a hacer uso del CRM para mejorar los procesos de trabajo actuales. Puedes arrancar con un producto conservador, que luego ir ampliando con sucesivas mejoras.

Visualiza qué tareas realizas ahora manualmente susceptibles de automatizarse

Pongámonos en situación: estamos desarrollando un CRM a medida para tu empresa. Así que, ¿qué mejor momento que ahora para automatizar algunas tareas?

Imaginemos que actualmente tu equipo envía cada semana un mail a su gerente con todas las citas de esa semana. Ahora las tienen que copiar manualmente desde su agenda. Es una tarea tediosa que a nadie le gusta hacer y que probablemente se olvide en muchas ocasiones. ¿Por qué no añadir a tu flamante nuevo CRM un botón de “Enviar informe” que genere por arte de magia un mail con todas las citas de la semana?

Es en estas funcionalidades donde merece la pena invertir esfuerzos.

Vas a tener menos funcionalidades, pero justo las que necesitas

Es improbable que de partida tu nuevo CRM a medida tenga las decenas de funcionalidades que tiene un CRM comercial. Pero, piénsalo bien, no las necesitas.

Estás eligiendo un CRM a medida porque prefieres que las funcionalidades que hay se adapten perfectamente a tu forma de trabajo. El CRM será óptimo para tu compañía.

Ya habrá tiempo de añadir las nuevas funcionalidades que vayan surgiendo en el futuro.

Hay una cosa que no vas a tener que pensar

Hay algo que te va a evitar muchos quebraderos de cabeza. Los CRM generales del mercado cobran por cada usuario el precio de un apartamento en el centro de Madrid.

Sin embargo, en tu nuevo CRM podrás tener a todos los usuarios que quieras. Tú mismo podrás gestionar los usuarios, añadiendo cuentas como si no hubiera un mañana.

 

¿Tienes alguna duda? Contáctanos y te atenderemos encantados.

Por Adolfo Fernández

Adolfo Fernández, CEO en The Online Marketing Studio.

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